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Flujo de trabajo – Organizando tus fotografías en la computadora

Este artículo es la parte 5 de 5 en la serie de artículos titulado:
Flujo de Trabajo de un fotografo

Como parte del flujo de trabajo de un fotógrafo la organización de las imágenes es un aspecto fundamental que se debe considerar desde el inicio del desarrollo de la estrategia de flujo de trabajo.

Si eres un fotógrafo a tiempo completo o tomas fotos regularmente es seguro que ya hayas vivido la experiencia de tener que buscar una foto en particular dentro de un mar de posibilidades. No será fácil encontrar la imagen si no tienes un sistema de nomenclatura que te ayude en el proceso de búsqueda.

Este artículo te ayudaré a definir tu estrategia de organización para la carpeta de tus fotos y en él te mostraré como ejemplo mi estrategia actual.  No más fotos perdidas, encuéntralas siempre!

¿A qué nivel debo organizar mis fotos?

La organización de fotos puede ser de varias maneras y niveles. Tú puedes organizar las imágenes a nivel del sistema de almacenamiento (en la mayoría de los casos- disco duro) mediante la definición de nomenclatura para los directorios y/o nombres de archivos. Una segunda manera es a nivel de metadatos utilizando una aplicación o software que te permita editar los datos de la imagen. En mi caso yo organizo mis imágenes de ambas maneras.

El directorio de fotografías y su estructura

Ph_WF_importacionPor años las computadoras han usado el sistema de fichero o carpetas para ayudar a los usuarios a organizar y encontrar datos o documentos almacenados en el computador. Un directorio es la organización de las carpetas o ficheros en orden jerárquico. Es un tipo de organización basada en el almacenamiento escalonado de ficheros que inicia en uno y continúa con un fichero dentro del otro.

Desde el punto de vista organizacional no es el mejor de los métodos y es altamente limitante. Solo imagínate cuantas subdivisiones de carpetas podrías llegar a tener y manejarlas no será cómodo- ¡muy poco verdad!

Además tener una organización de imágenes que dependa de la información o estructura de un directorio de carpetas es un sistema organizacional frágil. Si por ejemplo mueves una imagen de un fichero a otro perdería la conexión y dependencia de la estructura y así parte de la información vital para tu sistema.

Entonces, ¿de que me sirve tener una estructura de carpetas? La respuesta es sencilla, el uso y propósito del fichero o carpeta es meramente una herramienta de almacenamiento y no un sistema de organización. Esto no significa que no sea importante para tu organización sino que su función organizacional es secundaria, la primaria es la de un contenedor que te sirve para almacenar, separar, respaldar y validar las imágenes.

¿De qué manera debo entonces usar el fichero o carpeta de imágenes?

Tu directorio organizacional debe ser: estable y expandible. No debe cambiar con el tiempo, solo debe crecer o expandirse. En vez de tener una carpeta dentro de otra y esta a su vez dentro de otra, usaremos ficheros agrupados en un mismo nivel jerárquico.

1. Primero debemos hacer una división clara y física entre las imágenes originales y las derivadas de estas. Es una buena práctica (y en mi opinión tiene que ser así) separar las imágenes originales del restos de las imágenes que se originan desde estas por diversas razones – seguridad e integridad de los archivos originales, facilidad en la creación de copias de respaldo, facilidad en la migración de datos a tecnologías nuevas entre otros. E inclusive la conversión de las imágenes digitales al formato “read-only” (CD, DVD, Blu-ray) es parte de esta buena práctica. Si las mantienes dentro de un disco duro entonces debes asegurarte cambiar su clasificación a “read-only”.

2. Lo segundo que debes hacer es una categorización de las imágenes derivadas del original. Este paso debe tener como resultado una lista de las categorías típicas de derivativos que usas.

Al final del paso 1 y 2 pudieras terminar con una estructura como la que sigue:Estructura directorio por categoria

  • Fotos Originales
  • Fotos Maestras
  • Fotos en Blanco y Negro
  • Fotos de prueba
  • Fotos derivativas- JPG
  • Fotos derivativas- HDR
  • Fotos entregadas

Donde el fichero llamado fotos originales contiene las fotos originales tal como salieron de la cámara y las otras carpetas contienen fotos derivadas de estos divididas por tipo o formato.

3. estructura basada en proyecto -directorioTambién existe una estructura basada en proyecto o eventos. En flujos de trabajo de fotógrafos de bodas, fotógrafos artísticos y paisajistas este tipo de estructura es bien común y muy utilizada. Lo importante es que incorporemos la estructura arriba mencionada por proyecto o evento. Veamos un ejemplo. Este es el tipo de estructura que yo utilizo.

Ejemplo de estructura por proyecto

Existen grupos y escuelas que sugieren diferentes maneras de organizar el directorio de imágenes. Lo más importante es crear una estructura jerárquica que sea útil, un sistema que llene tus necesidades y que estés dispuesto a seguir. La jerarquía de carpetas debe ajustarse a la manera en que trabajas y en la manera en que piensas tu proceso de imágenes.

¿Cuál debe ser el patrón de la nomenclatura de las carpetas que utilizo para almacenar las imágenes?

Te sugiero que utilices el siguiente patrón para llamar las carpetas de tu estructura:

  • %YYMMDD%_%Categoria%

Para el caso que sigas la estructura arriba sugerida. Si sigues una estructura basada de proyectos o eventos entonces la nomenclatura debe ser:

  • %YYMMDD%_%Nombre del proyecto o evento%

Donde

  • %YYMMDD% es el año, mes y día usando dos dígitos. Este método te permite agrupar e identificar los ficheros por orden jerárquica de fecha: año, mes, día y evento.

Pero debes considerar otros aspectos que discutiremos en la próxima sección.

 

Como llamar los archivos de fotografías

Como llamamos o nombramos a los archivos de fotos es otro aspecto importante de la organización de las imágenes dentro de nuestro flujo de trabajo ya que es el elemento básico de nuestra estructura organizacional.

Las cámaras de hoy en día no asignan nombres a los archivos de fotos que cumplan con los requisitos mínimos que necesitamos, entre ellos un nombre único e irrepetible. Para nombrar los archivos de fotos de manera apropiada sigue los siguientes tres (3) pasos:

1. Sigue las reglas del sistema de nombres para archivos de tu computadora

  • Solo letras del alfabeto del latín (A-Z, a-z)
  • Solo números (0-9)
  • Solo el carácter de subrayado o el guión. Evita otros caracteres de puntuación
  • Los archivos deben terminar con una extensión de tres letras precedidas por un punto (.CR2, .JPG, .TIF)

2. Usa un nombre único para cada fotografía

Debes crear un sistema para nombrar tus fotos que garantice un nombre único para cada una de ellas. De esta manera evitaras confusión para ti y tus clientes además que evitaras la perdida de imágenes por erro del sistema operativo.

Una vez desarrolles y establezcas tu sistema debes estandarizarlo y adherirte a él. Para asegurar un número único puedes usar uno o varios de los siguientes elementos:

  • Tu apellido al inicio del nombre
  • La fecha del evento o sesión fotográfica
  • Un número secuencial por imagen
  • Un número secuencial por proyecto

Recuerda que solo puedes tener 31 caracteres por nombre tanto para archivos como para carpetas.

Evita usar el nombre del evento o proyecto como parte del nombre del archivo – Deja eso para el nombre de la carpeta.

Usa sufijos para identificar las fotos originales de las derivativas – Otro elemento que puedes usar es un sufijo que identifique el tipo de foto derivativa que es. De esta manera con solo ver el nombre del archivo puedes identificar el tipo – original, maestra, derivativa – y el formato.

3. Nunca uses nombres múltiples para la misma imagen. Solo se presta para confusión en el futuro.

 

Ejemplo de cómo nombro mis archivos

Como ejemplo te mostraré el sistema de nombre que uso para llamar a los archivos de mis fotosSalvador Alicea -Nomenclatura de archivos

  • alicea_%YYMMDD%_%####%_%zzzz%

Donde

  • alicea – es mi apellido de manera que mi cliente sepa en todo momento (ahora y después) que esa fotografía fue realizada por mí.
  • %YYMMDD% – es la fecha del evento o sesión fotográfica de manera que yo puedo identificar una foto por año, mes y día (111024).
  • %####% – es un numero secuencial de 4 dígitos por imagen
  • %ZZZZ% – es un sufijo que solo se lo añado para las fotos derivadas de un original que puede ser: BW -para fotos en blanco y negro, M –para foto maestra, HDR- para fotos de alto rango dinámico, print- para fotos lista para impresión.

Además de usar la estructura basada en proyecto y esta nomenclatura para nombrar mis fotos también añado datos como evento, nombre del cliente, lugar, ubicación GPS a cada una de las fotos como parte de sus metadatos. De esta manera me facilito la organización y búsqueda de fotos en mi extenso catalogo.  Si quieres conocer como aplico el nombre a las fotos utilizando Adobe Lightroom vista el articulo y video tutorial :

Transferencia De Fotos A Tu Computadora – Flujo De Trabajo Para Fotografías Digital

 

Espero que este material te sirva como base para poder establecer un buen sistema de organización para tu catalogo de fotos.

Me gustaría conocer si ya tienes tu propio sistema y si es diferente al aquí descrito. Deja tu comentario aquí abajo con los detalles.

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About the author

Salvador Alicea

Salvador Alicea es fotógrafo desde 1985 cuando se inició en la fotografía análoga. Comenzó sus estudios en el campo de la fotografía e ingeniería en la Universidad de Puerto Rico. En la actualidad Salvador es fundador de AFD y ofrece talleres y seminarios sobre fotografía a nivel nacional.

5 Comments

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  • Saludos Salvador. Muy interesante tu artículo. Soy Arquitecto Venezolano, soy un neófito en la fotografía, pero con un gran interés en iniciarme en este campo de manera complementaria a mi trabajo com arquitecto. Me fascina la fotografía Arquitectónica y de interiores. De hecho pienso empezar algunos cursos para comenzar esta apasionante actividad.
    Saludos Eduardo

  • Interesante artículo. Gracias.
    Yo añadiría el uso de determinadas palabras claves para facilitar búsquedas. Si quiero buscar las fotografías que tengo sobre perros, por ejplo., necesitaría una clave facilitadora para ello. Pienso que es una solución, si bien el riesgo es confeccionar un elevado listado de palabras clave.
    La búsqueda por determinados objetos/sujetos en las fotografías es siempre un problema cuando se tiene un elevado número de archivos.
    ¿Qué piensas sobre esto?.
    Nuevamente, gracias.

  • en mi caso coloco el nombre del cliente seguido de la abreviacion del trabajo que es y luego la fecha son datos que me facilitan la busqueda atraves del buscador en si de windws u otro como picasa por eje.

    lo coloco asi por ej. susana fot 5-8-12

  • Hace poco que entre a este fascinante mundo de la fotografia y entenderan que disparo y disparo en cada oportunida que tengo, lo cual hace crecer la cantidad de fotos (no borro ninguna por mala que sea). Estaba ansioso por encontrar una forma de orgnizar mis fotografias. Gracias Salvador.

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